Assistant(e) Administratif(ve H/F

Un(e) Assistant (e) du pôle travaux

majoritairement :
       o   Saisie Comptabilité

o   Elaborer à partir de la trame existante, et envoyer les ordres de services et les dossiers de marchés aux entreprises

o   Assurer le dépôt des différentes pièces du dossier (procès-verbaux de réception de travaux…) sur le réseau interne et leur transmission au client et à l'entreprise, puis les contrôler (signatures en retour)

o   Contacter le client afin de prendre les rendez-vous pour le chargé d'affaires ou pour toute autre demande de sa part

o   Réaliser différentes tâches administratives et bureautiques (rédaction de mails, mise en forme de documents, classement et archivage de dossiers, commandes de fournitures ou consommables, assistance bureautique…)

o   Emettre et envoyer les factures aux clients selon les informations ou instructions fournies par les chargés d'affaires

o   Effectuer du recouvrement des créances des dossiers (par mail, par téléphone puis par courrier) auprès des clients en cas de non paiement des factures

o   Enregistrer, vérifier et faire valider par les chargés d'affaires les factures émises par les entreprises prestataires, avant de les transmettre à l'interlocuteur concerné

Ponctuellement, la réalisation des missions suivantes :

o   Traiter le courrier entrant et sortant (enregistrement, numérisation, transmission…)

o   Traiter les appels entrants, selon la procédure interne de prise en charge du standard en vigueur

expérience entre 5 à 10 ans dans le domaine du bâtiment et plus précisément dans la maîtrise d'oeuvre ou syndic de copropriété.